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众所周知， 无论什么庆典活动都有她的节奏和流程，进行妥善安排是必须的。武汉庆典公司认为全部的细节开始之前都得组织得井井有条。对所有活动精心的统筹和安排能让活动成功举办得到保证，不仅可以使人分清轻重缓急，还可以将活动的结束时间与客户的各项工作时间要求安排得恰如其分。
公司目标在确立后、庆典活动的目标，首先应确定活动风格，完成编制出成本清单与初步预算等一系列事宜后，就应该着手把合约中签订的时间安排和物流情况增加到活动安排表中。所有参与主体将围绕着这个活动安排表——活动的策划人、企业的活动策划团队和供应商将一一开展工作，出发点所遵循的，即正式的活动统筹安排表。
随着庆典活动的逐步开展，必要的变动是不可避免的，活动要素增加，或减少，更新;时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化，伴随着随时出现的新情况、如：供应商要求与活动会场要求的变化，这时你要不断地更新你的活动统筹安排。该注意的是，每一次更改活动统筹安排时，都要标注更改的序号和日期，就如同更改成本清单一样，这样你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活动统筹安排依据。
井然有序的组织，密切细节关注，就是活动组办获得成功最为重要的两大因素。必须不断进行检查，以确保活动按照计划有序地展开。所有参与主体各个公司客户、活动策划人员、供应商——必须严格遵守合同所规定的指导方针。两个月的时间花费去批准某一项目，可能会导致活动项目管理的失败。如果安排活动太过仓促，最后关头工作可能还是无法完成。比如，或许你会花几小时的时间去设计一份富于新意的请柬，但是假如你设计的请柬无法及时交付印刷和及时邮寄，显而易见，这对活动参与者的出席率自然会带来灾难性的影响。所以，在做出开展活动的决定之后，首要的步骤之一便是制作一份活动计划书，并以此作为活动的统筹安排依据。
制订活动统筹安排时，要拿出日历，从活动举办日期之前开始计划起，规定何时完成何事。近乎失败的活动事例不胜枚举。有一次活动中，活动安排表与标牌到了最后时刻还在进行变更，而且没有及时送到活动现场;另一次活动中，活动安排表已经发下去，宣传插页才刚刚送达;还有一次活动中，印有活动标记的T-恤拿到现场的时候竟是刚刚从服装厂下线的——包装盒打开后还依然散发着印刷时留下的蒸汽!所有这些细节都会令活动嘉宾感到活动的组织毫无条理性。凡此种种，只说明了一点：活动策划不周、协调不力。
活动要素中必须设置严格的截止时间，否则，你将突然领略多米诺骨牌效应的威力。原本一件不起眼的小事，却会产生难以想象的重大影响。一次筹款活动中，组织方在最后关头决定改变座位的安排次序，导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出，场面尴尬：同一张桌子安排给了两家高级赞助商，结果不得不为他们再安排另一张桌子，而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和摆饰，这张桌子和其他桌子相比，就难免显得另类。最后时刻改变座位安排，自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。
在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。前期会面按照计划应该安排在设备的搬入和安装之前进行，以便所有的参与者都有时间对相关细节做最后的检查，找出本来可以预见到，但由于物流方面的疏忽所导致的一些纰漏。同时武汉庆典公司认为：活动当天所有人都有良好的精神风貌，处于最佳状态，才能发挥出最好水平，成功地协调和执行活动的每个环节;你不希望他们到了最后关头还在四处张罗本该早已做好的基础工作。
——以上内容摘自【美国】朱迪·艾伦《活动策划全攻略》
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